エクセルで簡単にできる名刺作成

エクセルを使って簡単に名刺作成ができる方法を解説します

エクセルで簡単に名刺作成をする方法の手順

デスクワークのみならず、研究開発に至るまで、エクセルは非常に有用なアプリケーションです。しかしある意味で「お堅い」用途だけにではなく、柔軟に考えればもっと色々な使い道があるのもこのアプリケーションです。普段エクセルを使っている人は、作表したものを印刷しようとする時、データを示す資料としてだけではなく文書としてもきちんとしたレイアウトができることを実際に感じておられるはずです。また資料を効果的に見せるための描画機能も、それだけ切り離してイラストを描くこともできるほどです。発展的にデータベースのアプリケーションにも使えると考えている人も多いはずですが、それを応用して仕事で十分通用する名刺作成をすることもできます。ここではエクセルの機能を使って簡単かつ実用的な名刺作成の手順を記してみます。

エクセルはデータベースとしても使い物になる。

少し発想を切り替えて名刺とはデータベースが印刷されたものである、と考えてみましょう。たとえば取引で付き合いのある人の名簿をデータベースにするとします。必要なのは、その人の氏名・会社名・所属部署・職位・住所・電話番号・電子メールアドレスなどです。これらのデータを蓄積して一覧表の形式にした時に、そのうちの一人のデータを抜き出してみた時に、そこから得られる情報は、まさに名刺と同じであると気づくはずです。同様に自社社員の名簿を作っておけば、印刷の工夫次第で一人一人の名刺ができるということになります。もちろんアクセスなど専用のアプリケーションも存在しますが、エクセルを用いればより手軽に名簿管理と名刺作成ができることになるのです。できるだけ手間をかけないことを前提に、なおかつ実用性十分の名刺を作ってみましょう。

エクセルで行なう名刺作成の手順

最初はやはりできあがりをイメージしたフリーハンドの絵を描くようにします。名刺実物の縦横比を守り、数倍に拡大して描いてみるのです。そして会社名・ロゴ・所属部署・職位・住所・電話番号・電子メールアドレスその他の情報を、どの辺りにどの大きさの文字で、なおかつ書体まで決めて配置するようにします。イメージが固まったらエクセルを起動します。次いで用紙の設定をします。文具店では切り離し式A4サイズの名紙印刷用紙が販売されていますので、これを用います。用紙設定は縦型で表示を300%ほどに拡大します。そしてセルはすべて1.5ポイントの幅にします。そしてフリーハンドの絵を見ながら、それぞれの情報を入力できるよう、適宜セルを上下・左右に結合し、各情報の入力スペースを確保します。そしてそれらのスペース毎に適宜フォントとポイントを指定します。1枚分の名刺ができたら、用紙の切り離し位置を確かめつつ縦横にコピー・ペーストをし、プレビューで確認した上で印刷します。印刷ができたらバラバラに分解し、切断面にささくれがないように手入れをすればできあがりです。